(札幌　日勤　グループホーム）「書類の管理方法や、情報の受け渡しの際の注意点（個人情報保護法②）

「個人情報保護法」の基礎知識に続き、今回はより具体的な現場での動き、**【実践編：書類の管理と情報の受け渡し】**を整理しましょう。

グループホーム「OWLさるびあ」はアットホームな場ですが、情報の扱いに関しては「プロのオフィス」としての厳格さが求められます。20〜60代の皆さんが、日々のルーティンの中で自然に実践できるポイントをまとめました。

1. 書類の管理： 「見せない・出さない・放置しない」

• 机の上に放置しない： 記録を書いている途中で席を外す際は、必ず書類を裏返すか、ファイルに閉じましょう。来客や他の利用者様の目に触れるのを防ぐ「クリアデスク」の習慣です。

• 施錠管理の徹底： ケアプラン、アセスメントシート、服薬管理表などの重要書類は、使用後必ず鍵のかかるキャビネットに保管します。

• 持ち出しの禁止： 業務上の書類を許可なくホームの外に持ち出すことは、紛失や盗難のリスクがあるため、原則として厳禁です。

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2. 情報の受け渡し： 「場所と相手」を確認する

スタッフ間の申し送りや、外部（病院、相談支援事業所など）との連携時には、特に注意が必要です。

• 「公共の場」での会話： 送迎の車中、病院の待合室、近所のスーパー。こうした場所で利用者様の実名や具体的なエピソードを話すのはNGです。「誰が聞いているかわからない」という意識を持ちましょう。

• 電話での確認： 外部から「〇〇さんの様子を教えてほしい」と電話があった場合、相手が本当にその関係者（ご家族や担当ケアマネジャー）かどうかを必ず確認し、少しでも疑わしい場合は一度電話を切り、こちらから登録済みの番号にかけ直します。

• FAX・メールの送信ミス： 送信先の間違いは、最も多い情報漏洩の一つです。送信前には、宛先を「指差し確認」する習慣をつけましょう。

3. デジタルデータの取り扱い： 「パスワードと画面」

• 画面のロック： パソコンで記録を入力している際、離席するときは必ず画面をロックします（Windowsなら「Windowsキー＋L」が便利です）。

• パスワードの共有禁止： システムのログインパスワードを付箋で貼ったり、誰かと共有したりしてはいけません。

• 私用スマホでの撮影： 利用者様の様子を私用のスマートフォンで撮影することは、個人情報保護の観点から非常にリスクが高い行為です。必ず施設支給の端末を使用しましょう。

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4. 万が一、情報を紛失・漏洩してしまったら

「隠す」ことが最大の二次被害を招きます。

1. 即座に報告： 紛失に気づいた瞬間、あるいは誤送信をしてしまったら、すぐに管理者や代表（ダイヒョウ）へ報告してください。

2. 事実の確認： 何を、どこで、いつ失ったのかを整理します。

3. 誠実な対応： 組織として、ご本人やご家族、関係機関へ迅速に謝罪と説明を行います。

4.  

20〜60代スタッフの皆様へ

皆さんの世代は、紙の文化からデジタルの文化への移行を経験されています。だからこそ、「書類の重み」と「デジタルの拡散力」の両方の怖さを実感として持っているはずです。

「OWLさるびあ」の信頼は、皆さんが毎日、記録ファイルを丁寧に棚に片付け、鍵をかける……そんな小さな積み重ねによって守られています。皆さんの慎重な振る舞いが、利用者様にとっての「安心できる家」を支える土台になります。

まとめ

情報の管理は**「鍵をかける」「場所を選ぶ」「指差し確認」**。 この3つを徹底することで、利用者様のプライバシーと、私たちスタッフの信頼を守り抜きましょう。